PLAN JAKOŚCI PW

TOLERANCJE JAKOŚCI

Tolerancje jakości będą uszczegółowiane w kolejnych etapach realizacji PW. Przewiduje się następujące oceny jakości produktów wytwarzanych w ramach PW: ocena niedostateczna, dość wysoka, wysoka, bardzo wysoka. Produkt zaakceptowany powinien osiągnąć ocenę co najmniej dość wysoką.

Tolerancja jest dopuszczalnym odchyleniem danej wielkości charakteryzującej projekt, np. kosztu, czasu, zakresu, jakości, korzyści, ryzyka, od jej wartości wynikającej z planu projektu. Przekroczenie tolerancji wymaga poinformowania o odchyleniu następnego, wyższego szczebla zarządzania.
Wartości tolerancji ustalane są w kolejnych warstwach struktury zarządzania projektem. Ogólne tolerancje dla PW jako całości są wyznaczone dyrekcji ITP przez Radę Ministrów (Uchwała powołująca PW) i przez MRiRW (umowa między MRiRW a ITP). Z kolei dyrekcja Instytutu w Założeniach Programu wyznacza tolerancje Komitetowi Sterującemu, a ten uzgadnia z Kierownikiem PW tolerancje dla każdego etapu, gdy tylko zostanie sporządzony Plan Etapu. Kierownik PW może uzgodnić z Kierownikiem Zespołu (działania) poziomy tolerancji dla Grupy Zadań.
Gdy na którymś szczeblu zarządzania powstaje przypuszczenie, że uzgodniona tolerancja zostanie przekroczona, musi on niezwłocznie uruchomić specjalną procedurę i przedłożyć sprawę wyżej w formie Raportu o Istotnych Odchyleniach, Jeśli tolerancja przydzielona Kierownikowi Zespołu (działania) w ramach Grupy Zadań prawdopodobnie zostanie przekroczona, Kierownik Zespołu raportuje o tym Kierownikowi PW. Kierownik PW może ustalić nowe tolerancje w oparciu o nową prognozę, o ile biorą one pod uwagę ograniczenia, wynikające z ogólnych wartości tolerancji dla etapu. Jeśli przewiduje się, że tolerancje dla etapu zostaną przekroczone, Kierownik PW musi przedłożyć sprawę Komitetowi Sterującemu. Komitet Sterujący może ustalić nowe tolerancje w oparciu o nową prognozę, dopóki mieszczą się one w ramach ograniczeń dla ogólnych wartości tolerancji dotyczących PW. Gdy prognozuje się, że tolerancje dla PW zostaną przekroczone, Komitet Sterujący musi zwrócić się z tą sprawą do kierownictwa ITP.
Zgodnie z metodyką PRINCE2, dwa standardowe parametry projektu, dla których określa się tolerancje to tolerancja dla odchyleń czasów i kosztów. Inne parametry to tolerancje odchyleń: zakresu, korzyści, ryzyka i jakości.
Tolerancja zakresu
może być zastosowana tam, gdzie nie jest dozwolona tolerancja ani dla czasu, ani dla kosztów. Może istnieć porozumienie między Kierownikiem PW a Komitetem Sterującym, by nie przekroczyć limitu czasu i pieniędzy, dostarczając produkt o zmniejszonej funkcjonalności. Wtedy wymagania w odniesieniu do zakresu mogą być podzielone na "istotne" i "pożądane". Tolerancja może być przypisana wymaganiom pożądanym, natomiast brak tolerancji – wymaganiom istotnym.
Tolerancja jakości.
W tym przypadku chodzi głównie o akceptację Odstępstwa w postaci Ustępstwa, tj. odstępstwa które zostało zaakceptowane przez KS bez konieczności podejmowania działań korygujących.
Tolerancja korzyści.
Komitet Sterujący może rozważyć tolerancję dla korzyści. Dolną i górną granicę tej tolerancji wyznacza się tak aby Uzasadnienie Biznesowe nie utraciło swojej słuszności. Tolerancję dla korzyści stosuje się wobec oczekiwanych korzyści, przedstawionych w Uzasadnieniu Biznesowym.
Tolerancja ryzyka.
Inne spojrzenie na granice tolerancji stosuje się podczas rozważania ryzyka. Czasami nazywa się to "apetytem na ryzyko", co należy rozumieć w sposób następujący: jak wielkie ryzyko jest gotów ponieść Komitet Sterujący?" Tolerancja dla ryzyka może być stosowana jedynie wobec całego Programu, choć możliwe jest podjęcie większego lub mniejszego ryzyka związanego z poszczególnymi produktami.

W PW nie przewiduje się finansowania z budżetu Państwa przekroczeń planowanych kosztów, wynikających z załącznika Nr 2 do Uchwały RM oraz corocznych umów między MRiRW a ITP. Oznacza to, że górna granica tolerancji odnośnie kosztów planowanych, czyli odchylenie w stosunku do planu jest zero. Nie wolno przekraczać planowanych kosztów wynagrodzeń osobowych z ZUS oraz pozostałych kosztów bezpośrednich (materiały i wyposażenie, usługi obce, delegacje, inne koszty). Dotyczy to zarówno kosztów realizacji całego PW, każdego etapu jego realizacji, jak również kosztów realizacji każdego działania w etapie. O zagrożeniu przekroczenia tych kosztów powinna dowiedzieć się Dyrekcja Instytutu.
Również górna granica tolerancji co do czasu realizacji PW jak i czasu realizacji kolejnych etapów wynosi zero. Czasy realizacji PW jak i czas realizacji Etapu powinien wynikać z Planu PW (harmonogram zawarty w załączniku Nr 1 Uchwały RM). Koniec realizacji PW przypada na dzień 31 grudnia 2014 roku, zaś koniec realizacji każdego etapu pokrywa się z końcem roku kalendarzowego.
Przewiduje się tolerancję odnośnie zakresu realizacji poszczególnych działań (Plan Etapu). Jednak w tym przypadku stosunek zakresu zrealizowanego do zakresu planowanego w działaniu musi być zgodny ze stosunkiem rocznych kosztów kwalifikowanych działania do kosztów planowanych. Środki finansowe nie wykorzystane w danym roku nie przechodzą na rok następny. O zagrożeniu niewykorzystania środków finansowych Dyrekcja ITP zawiadamia MRiRW.

TOLERANCJE NA POZIOMIE KOMITETU STERUJĄCEGO (KS)

Koszty i czas:
KS nie dysponuje tolerancjami co do kosztów i czasu realizacji PW, jego etapu i działań w ramach etapu.
Zakres:
W danym roku (etapie) powinny być zrealizowane wszystkie produkty wynikające z Planu PW (harmonogram realizacji działań, zawarty w załączniku Nr 1 Uchwały RM). Zrealizowany zakres jest mierzony wartością wskaźników zawartych w tabeli 6 w załączniku Nr 1 do Uchwały RM. Dopuszcza się kontynuację realizacji w pierwszej połowie kolejnego etapu produktów nie zakończonych w danym etapie, jeżeli przesunięcie to nie będzie miało istotnego wpływu na realizację Uzasadnienia Biznesowego PW. O przekroczeniu tej tolerancji powinna być powiadomiona Dyrekcja ITP. Tolerancja ta nie obowiązuje (wynosi zero) w przypadku ostatniego etapu realizacji PW.
Jakość:
Wszystkie zrealizowane w ramach PW i jego etapu produkty powinny charakteryzować się wysoką i bardzo wysoką jakością, co powinno być potwierdzone przez Zespół Kontroli Jakości. Dopuszcza się jednak odbiór Etapu, gdy nie więcej niż połowa produktów przewidzianych w Planie Etapu do realizacji osiągnie dostateczną jakość i wśród wytworzonych produktów nie będzie produktów o niedostatecznej jakości. O przekroczeniu tej tolerancji KS powiadamia Dyrekcję ITP.
Korzyści:
Wytworzone produkty w ramach PW i jego etapu powinny generować co najmniej takie korzyści aby Uzasadnienie Biznesowe zawarte w tabeli 10 załącznika Nr 1 do Uchwały RM nie utraciło swojej słuszności. Dopuszcza się sytuację, w której korzyści z realizacji etapu przewyższają koszty poniesione na wygenerowanie tych korzyści o wielkość równą sumie niepewności (dokładności) oszacowania korzyści i kosztów. O przekroczeniu tej tolerancji KS powiadamia Dyrekcję ITP.
Ryzyko:
Górną granicę tolerancji ryzyka nie zrealizowania zaplanowanych w PW i jego etapie korzyści wyznacza się tak aby Uzasadnienie Biznesowe, wynikającego z załącznika 1 Uchwały RM nie utraciło swojej słuszności. Dopuszczalne ryzyko to takie które jest powodowane zagrożeniem o dużym oddziaływaniu na Uzasadnienie Biznesowe (rys. 6), charakteryzującym się wysokim i średnim prawdopodobieństwem wystąpienia oraz powodowane zagrożeniem o krytycznym oddziaływaniu, charakteryzującym się średnim prawdopodobieństwem wystąpienia. O przekroczeniu tego poziomu KS powiadamia Dyrekcję ITP.

TOLERANCJE NA POZIOMIE Kierownika PW

Koszty i czas:
Kierownik PW nie dysponuje tolerancjami co do kosztów i czasu realizacji PW, jego Etapu i działań w ramach etapu. Tolerancje odnośnie zakresu, jakości i korzyści i ryzyka są ustalane między Komitetem Sterującym a Kierownikiem PW. Wstępnie można przyjąć następujące rozstrzygnięcia:
Zakres:
W danym roku (etapie) powinny być zrealizowane wszystkie produkty wynikające z Planu PW (harmonogram realizacji działań, zawarty w załączniku Nr 1 Uchwały RM). Zrealizowany zakres jest mierzony wartością wskaźników zawartych w tabeli 6 w załączniku Nr 1 do Uchwały RM. O zagrożeniu nie osiągnięcia tego zakresu powinien być powiadomiony KS.
Jakość:
Wszystkie zrealizowane w ramach etapu produkty powinny charakteryzować się wysoką i bardzo wysoką jakością, co powinno być potwierdzone przez Zespół Kontroli Jakości. W granicach tolerancji jest sytuacja, gdy nie więcej niż połowa produktów przewidzianych w Planie Etapu do realizacji osiągnie dostateczną jakość i wśród wytworzonych produktów nie będzie produktów o niedostatecznej jakości. O przekroczeniu tej tolerancji powinien być powiadomiony KS.
Korzyści:
W każdym działaniu korzyści powinny przeważać nad nakładami. Należy dążyć aby osiągnąć korzyści wynikające z Uzasadnienia Biznesowego zawartego w tabeli 10 w załączniku Nr 1 do Uchwały RM. Jeżeli staje się to niemożliwe do osiągnięcia, o tym fakcie Kierownik PW powinien powiadomiony KS.
Ryzyko:
Ryzyko zarządzane przez Kierownika PW związane jest z zagrożeniem realizacji produktów wg Planu Etapu, co najmniej dostatecznej jakości. Dopuszczalne ryzyko to takie, które jest powodowane zagrożeniem o małym prawdopodobieństwie wystąpienia lub zagrożeniem o niskim i umiarkowanym oddziaływaniu na jakość wytwarzanych produktów. (rys. 6). O przekroczeniu dopuszczalnego poziomu ryzyka Kierownik PW powiadamia KS.

TOLERANCJE NA POZIOMIE Kierownika Działania

Kierownik Działania nie dysponuje tolerancjami co do kosztów i czasu realizacji działania w etapie. Tolerancje odnośnie zakresu i jakości wykonania produktów ustalane są między Kierownikiem PW i Kierownikiem Działania na etapie przekazywania do realizacji.