ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE PW
Struktura zarządzania projektami zgodnymi z PRINCE2, opiera się na występowaniu środowiska klient/dostawca. Zakłada się istnienie klienta, który określi pożądany rezultat, będzie wykorzystywał ten rezultat i prawdopodobnie zapłaci za projekt. Zakłada się też istnienie (generalnego) dostawcy, który dostarczy zasobów i umiejętności, umożliwiających wytworzenie tego rezultatu. To założenie warunkuje sposób organizacji projektu. W każdym projekcie istnieje potrzeba zarządzania strategicznego, kierowania, nadzoru
i komunikowania się.
Zgodnie z tymi założeniami struktura zarządzania Programem Wieloletnim (PW) składa się z czterech warstw:
- zarządzanie Instytutem;
- zarządzanie strategiczne PW (Komitet Sterujący);
- bieżące zarządzanie PW (Kierownik PW);
- zarządzanie zespołami i dostarczanie produktów (Kierownicy Zespołów).
Zespół zarządzania PW ma zapewnić:
- istnienie ról decydentów;
- możliwość zarządzania odchyleniami;
- możliwość zarządzania PW w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin;
- sterowane delegowanie Kierownikom Zespołów niektórych bieżących obowiązków, związanych z zarządzaniem;
- istnienie ról dla niezależnej kontroli wszystkich aspektów wykonania PW;
- wsparcie administracyjne dla Kierownika PW i Kierowników Zespołów;
- porozumienie wszystkich zainteresowanych, czym są poszczególne role w zespole zarządzania PW i jakie wiążą się z nimi obowiązki;
- linie komunikacyjne między członkami zespołu zarządzania PW.
Struktura zarządzania PW (rys. 2) obejmuje role i obowiązki, które łączą w jedno różne interesy i umiejętności występujące i potrzebne w projekcie.
Struktura zarządzania PW jest strukturą czasową, specjalnie zaprojektowaną do zarządzania PW aż do jego pomyślnego zakończenia, aby spełnić wymagania zdefiniowane w Uchwale Nr 202/2011 Rady Ministrów w sprawie ustanowienia programu wieloletniego na lata 2011-2015 "Standaryzacja i Monitoring przedsięwzięć środowiskowych, techniki rolniczej i rozwiązań infrastrukturalnych na rzecz bezpieczeństwa i zrównoważonego rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich", nazywanej dalej Uchwałą RM. Struktura ta wyznacza kanały komunikacji dla gremiów podejmujących decyzje i towarzyszą jej opisy stanowisk wyszczególniające: obowiązki, cele, zakresy uprawnień, relacje, umiejętności, wiedzę i doświadczenie, wymagane dla wszystkich ról w organizacji PW.
Rysunek 1: Struktura zarządzania PW
Zarządzanie strategiczne PW odbywa się na poziomie Komitetu Sterującego, reprezentowanego przez trzy strony interesów: biznes, użytkownika rezultatów i dostawcę produktów.
Produkty PW muszą zaspokajać potrzeby biznesowe. PW powinien przynieść wartość adekwatną do poniesionych nakładów finansowych. Zatem będzie istnieć reprezentacja punktu widzenia biznesu w trakcie całego okresu jego realizacji. Rolą Przewodniczącego jest troszczenie się o interesy biznesu (reprezentowanie klienta).
Zawsze wystąpi osoba, grupa lub grupy, do których stosować się będą wszystkie lub niektóre z następujących stwierdzeń:
- będą użytkowały końcowy produkt PW;
- produkt pozwoli im osiągnąć jakiś cel;
- będą wykorzystywały rezultat końcowy PW do dostarczenia korzyści biznesowych;
- rezultat PW będzie miał na nich wpływ.
Obecność użytkownika jest potrzebna do sprecyzowania pożądanego rezultatów
i zapewnienia, że PW go dostarczy. Dlatego w Komitecie Sterującym będzie reprezentowane kierownictwo strony użytkownika. Będzie ono stanowić część reprezentacji klienta.
Wytworzenie produktu końcowego będzie wymagać zasobów z pewnymi umiejętnościami. Potrzebna jest reprezentacja dostawcy, który będzie dostarczał tych koniecznych umiejętności. Do wytworzenia końcowego rezultatu w PW będą wykorzystywane zarówno zespoły pochodzące z ITP, jak i zespoły zewnętrznego dostawcy.